Создание структуры БД в Microsoft Access

База данных – структурированная совокупность взаимосвязанных данных в рамках некоторой предложенной области, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.

Любую структуру данных можно преобразовать в простую двумерную таблицу, т. е. нормализовать структуру. Базы данных, которые состоят из двумерных таблиц, называются реляционными и состоят из одной или несколько взаимосвязанных двумерных таблиц.

Каждая таблица состоит из записей. Запись – это строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте. Каждая запись имеет несколько полей. Поле – это столбец таблицы, который имеет имя, тип и содержит определенное свойство (атрибут) объекта.

Само собой разумеется, что запросы и таблицы лишь тогда будут жить и трудиться в мире и согласии, когда между ними появятся однозначные и строго определенные связи.

Применение базы данных могут найти как на производстве, так и в быту.

В простейшем случае – телефоны, адреса, имена, даты рождения и прочие полезные сведения о своих родственниках, друзьях или знакомых. В более широком виде это может быть массив данных на предприятии, например, что, где, когда, как и почем покупалось, кем, кому, и в каком виде продавалось, как, кем, в каких условиях и каким образом использовалось.

Создание БД состоит из 3-х этапов:

1. Проектирование БД. Это теоретический этап работы. На этом этапе определяется:

• Какие таблицы будут входить в состав БД

• Структура таблицы (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица)

• Какие поля будут выбраны в качестве первичных ключей таблицы и т. д.

2. Создание структуры. На этом этапе с помощью конкретных СУБД описывается структура таблицы, входящих в состав БД.

3. Ввод записей. Заполнение таблиц БД конкретной информацией.

Проектирование

Первым этапом в создании БД является этап проектирования.

В состав нашей БД будут входить 5 таблиц: «список выпускников», «личные данные», «класс», «год выпуска», «классные руководители». Мы решили выбрать именно такие таблицы, исследовав исходные данные о выпускниках. Давайте рассмотрим каждую из таблиц и определим структуру.

Зная заранее, что для создания базы данных мы будем использовать СУБД Microsoft Access, мы, разрабатывая структуру таблиц, сразу продумали типы полей и их размеры.

1. Классные руководители название поля Размер тип данных обязательное поле фамилия 50 текстовый да имя 50 текстовый да отчество 50 текстовый да предмет 50 текстовый да портрет поле объекта OLE нет

2. Список выпускников.

Название поля Размер Тип данных Обязательное поле

Код длинное целое числовой да

Фамилия 50 Текстовый да

Имя 50 Текстовый да

Отчество 50 Текстовый да

Класс 50 Текстовый да

Год выпуска Длинное целое Числовой да

Классный 50 Текстовый да руководитель

Литература 50 Текстовый Нет

Русский язык 50 Текстовый Нет

Алгебра 50 Текстовый Нет

Геометрия 50 Текстовый Нет

Иностранный язык Длинное целое Числовой Нет

Информатика Длинное целое Числовой Нет

История Длинное целое Числовой Нет

Обществознание Длинное целое Числовой Нет

География Длинное целое Числовой нет

Физика Длинное целое Числовой Нет

Астрономия Длинное целое Числовой Нет

Биология Длинное целое Числовой Нет

Химия Длинное целое Числовой Нет

Физическая культура Длинное целое Числовой Нет

Обж Длинное целое Числовой Нет

Профессиональный труд Длинное целое Числовой Нет

3. Личные данные.

Название поля Размер Тип данных Обязательное поле

Код длинное целое числовой да

Место рождения 50 текстовый да

Дата рождения дата/время да

Портрет поле объекта OLE нет

Медаль 50 текстовый нет

4. Классы.

Название поля Размер Тип данных Обязательное поле

Класс 50 текстовый да

5. Год выпуска.

Название поля Размер Тип данных Обязательное поле

Год выпуска длинное целое числовой да

В таблице «Список выпускников» поля: «класс», «год выпуска», «классные руководители» являются полями подстановки из других таблиц.

В каждой таблице нужно определить ключевое поле. Первое поле каждой таблицы мы сделали ключевым. Это необходимо для целостности всех данных даже при одинаковых значениях. Ключ – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторятся у разных записей. В нашем случае в таблице «Список выпускников» ключевым полем является поле «код». Ввиду того, что другие поля: «фамилия», «имя», «отчество», «дата рождения» «место рождения», и другие – могут повторяться, что ни в коем случае не допускается в ключе.

Так как все таблицы входят в БД «Выпускники ЗСШ № 1», они взаимосвязаны следующим образом: созданы связи между полями «код» (в личных данных и в списке учеников), эта связь является связью 1 ко 1. «Кл. руководитель – фамилия» (кл. руководитель и список выпускников), эта связь является связью 1 ко ∞. «Год» (год выпуска и список выпускников), связь 1 ко ∞; «класс» (класс и список выпускников), связь 1 ко ∞. Связи между таблицами необходимы для того, чтобы при заполнении одной таблицы данными заполнялась и другая.

Схема связей таблиц в нашей БД:

Создание структуры БД в СУБД Microsoft Access

Microsoft Access имеет свою систему создания структуры. Рассмотрим ее этапы. Первый и самый основной создание таблицы. На этом этапе определяется количество полей, из которых будет состоять таблица. На начальном этапе мы уже этот вопрос продумали. Структура таблиц подробно описана на этапе проектирования.

Создать таблицу можно при помощи конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Мы создали нашу БД с помощью конструктора. Это помогает раскрыть свои творческие возможности и реализовать задуманное на компьютере.

Следующий этап – вводим имена полей в этой таблице. Это можно сделать при помощи конструктора (более удобно, там же можно сразу выбрать тип поля). Тип поля – это важное значение в Microsoft Access. Если он выбран числовым, а данные вводятся в виде текста, то программа работать не будет. Также существуют поля подстановки. Эти поля необходимы для упрощения ввода данных. Такие поля мы использовали для ввода класса, года выпуска, классного руководителя. Типы полей могут быть разными: текстовые, числовые, дата/время, поле объекта OLE и другие. При их выборе следует учитывать типы информации, которая будет введена в эти поля.

Для удобства ввода информации о выпускниках мы создали несколько форм.

Форма «Список выпускников» позволяет вводить данные в таблицу «Список учеников».

Созданы еще несколько форм: «Личные данные», «Год выпуска», «Классный руководитель».

Форма «Заставка1» появляется при открытии базы данных «Выпускники ЗСШ №1» и предоставляет возможность просмотреть данные о выпускниках, классных руководителях, а также осуществить поиск выпускника по его фамилии, году выпуска или временному интервалу окончания школы. Для организации поисковой системы мы создали несколько запросов: «Поиск по году выпуска», «Поиск по интервалу годов выпуска», «Поиск по фамилии выпускника».

Ввод записей в БД

При вводе записей мы использовали книги выдачи аттестатов. В нашу БД мы ввели данные о выпускниках с 1985 по 2005 учебный год. Как оказалось за этот период окончило нашу школу 1367 человек.

Для удобства ввода мы создали форму «выпускники». Первоначально мы ввели таблицы «год выпуска», «классные руководители», «класс». Эти три таблицы помогут нам при заполнении других таблиц БД. Так как некоторые поля являются полями подстановки.

Форму «выпускники» мы создали с помощью мастера. Она содержит в себе следующие поля: «код»; «фамилия», «имя», «отчество» выпускника; «класс»; «год выпуска»; «фамилия классного руководителя»; «место рождения»; «дата рождения»; «портрет»; «медаль». Также она содержит поля оценок выпускников (16 предметов). Где поля «класс», «год выпуска», «фамилия классного руководителя» являются полями подстановки.

Данная форма позволяет заполнять таблицы «Список выпускников», «Личные данные» одновременно, что очень удобно при создании данной БД.

Ввиду того, что некоторые поля являются необязательными (такие как «Портрет», «Медаль»), заполнение этих данных не осуществлялось. Для ввода поля «Портрет» необходимо использовать вставку объекта графического редактора и наличие фотографий. Исходя из того, что эти поля можно потом ввести, мы приготовили основу для их ввода и создания. Предварительно нужно провести работу по сбору фотографий выпускников и классных руководителей. Но это уже другая научная работа.

Введенная информация о выпускниках отображает все необходимые данные. Затрата времени на выполнение этого этапа заняла наибольшее количество времени всей работы.

Извлечение информации о выпускниках из БД

Создав БД, и заполнив ее данными, мы можем теперь пользоваться ею для поиска информации о любом выпускнике. Для поиска мы создали несколько запросов. Запрос – это средство извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем. Результат запроса (назовем ее справкой) обычно выводится в виде таблицы, все записи которой удовлетворяют заданным условиям.

Мы решили выбрать три вида запроса:

1. Поиск по фамилии выпускника

2. Поиск по году выпуска

3. Поиск по интервалам годов (с какого по какой) выпуска.

При создании первого запроса мы работали в режиме конструктора. Сначала выбрали таблицы, которые нам понадобятся для создания запроса. Ия этих таблиц выберем поля, по которым будет осуществляться поиск и отобразятся в таблице после поиска. В строке «условия отбора» ставим соответствующие условия [фамилия], [список выпускников] и нажимаем на !. На экране появится окно запроса для ввода фамилии выпускника. Результатом работы запроса является таблица с личными данными выпускника.

При создании второго запроса мы тоже работали в режиме конструктора. Сначала выбрали таблицы, которые нам понадобятся для создания запроса. Из этих таблиц выбрали поля, по которым будет осуществляться поиск и отобразятся в таблице после поиска. В строке «условия отбора» ставим соответствующие условия [год выпуска], [список выпускников] и нажимаем на !. На экране появится окно запроса для ввода года выпуска. Результатом работы запроса является таблица с личными данными выпускников этого года.

При создании третьего запроса мы также работали в режиме конструктора. Сначала выбрали таблицы, которые нам понадобятся для создания запроса. Из этих таблиц выбрали поля, по которым будет осуществляться поиск и отобразятся в таблице после поиска. В строке «условия отбора» ставим соответствующие условия: >= [начальный год выпуска]. [список выпускников] and <= [конечный год выпуска]. [список выпускников] и нажимаем на !. На экране появится окно запроса для ввода интервала годов выпуска. Результатом работы запроса является таблица с личными данными выпускников этого интервала.

Данные запросы позволяют получить полную информацию о выпускниках различными способами. Данная возможность необходима для быстрого поиска информации.

Заключение

В своей работе мы ставили цели создать БД выпускников школы с 1985 по 2005 год и создать поисковую систему в этой базе данных. При выполнении научно-практической работы была проведена и теоретическая, и большая практическая работа. Надеемся, что наша база поможет при работе с документацией в школе и, конечно же, будет очень нужна при поиске данных о любом выпускнике. Работу с базой данных можно продолжить, включив в нее сведения о выпускниках с 1935 по 1985 годы. Хорошо бы было дополнить БД фотографиями каждого выпускника. Но это уже другая научная работа, хотя заготовку мы уже провели в своей работе при подготовке структуры БД. Поставленные цели полностью выполнены. Надеемся, что в будущем работа с этой базой данных будет продолжена другими учениками.