Бизнес  ->  Финансы  | Автор: | Добавлено: 2015-03-23

Словарь современных деловых бумаг

Интернациональные свойства – призваны решать, а именно служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

Достоверность – объективность

Актуальность – необходимость, новизна, своевременность

Убедительность – аргументированность

Полнота – достаточность информации

2. Общие функции

Информационная - любой документ создается для сохранения информации;

Социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

Коммуникативная – документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

Культурная – документ средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

3. Социальные функции документа

Управленческая – документ является инструментом управления; этой функцией поделены так называемые управленческие документы, специально создаваемые для целей управления;

Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время.

Функция исторического источника - документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества;

Реквизит – обязательный элемент оформления документа;

Формуляр - совокупность реквизитов и схема их расположения на документе.

4. Особенности делового общения

Официальность и регламентированность – подчинение установленным правилам и ограничениям, соблюдение норм делового этикета.

Этика отношений – соблюдение этикетных формул обращения и прошения, соблюдение общей тональности в рамках корректности и учтивости. Не допускается ирония, сарказм, оскорбления. Нарушение этических норм деловой переписки является форма ответа – письмо-запрос возвращается адресату с размещением на нем ответной информации (см. приложение).

Адресант – автор письма

Адресат – получатель письма

Языковые формулы – устойчивые языковые обороты, используемые в неизменном виде (шаблоны, стандарт).

Аспект письма - ситуативно-оценочная модель при официальной переписке.

Композиция письма – последовательное размещение ситуативно-оценочных моделей.

Стандартизация и унификация - характеристика всех типов деловых бумаг, строгая композиционная соотносимость и закрепленность частей делового письма

Лаконизм – письмо не должно превышать объема одной-двух страниц.

Коммуникативная точность - точность реализации замысла пишущего, она достигается соотношением списка слов, грамматической конструкцией для отдельных видов документов

Оформление реквизитов документов

Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Государственный герб – право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти.

Эмблема организации – условие (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, которое отражает главное направление деятельности. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Адрес - составные части почтового адреса указывают в порядке, последовательности, установленный «Правилами услуг почтовой связи»

Заголовок – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким (словосочетание, формулирующий тему)

Текст - основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Состоит из двух частей: констатирующей (причины, цели, изложение сути вопроса), постановляющий (решение, постановление, рекомендации).

Подпись – в состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Несколько подписей расположенных одна под другой.

Постскриптум – «приписка после подписи», сообщение обязательно сопровождается пометкой П. С. или P. S. (написано от руки) заверяется повторной подписью.

Тип документа.

Документирование - регламентированный процесс записи информации, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства. Итог документирования – создание документа.

Документ

⇨ деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу;

⇨ средство регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организации или отдельных должностных лиц.

Документация

⇨ документировать, т. е. обосновывать документами;

⇨ документ (см. выше).

Служебная документация

⇨ внутренняя деловая переписка между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения; при этом адресант и адресат документа состоят в отношениях служебного соподчинения.

Официальные письма

⇨ внешняя деловая переписка между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении друг другу.

Распорядительные документы

⇨ реализация управления объектов по вертикали, разрешение вопросов, проблем в сфере управления;

⇨ придание юридической силы тому или иному руководителю.

Постановление - документ, входящий в систему распорядительной документации. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующей на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, и установления норм и правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, форм в целях разрешения наиболее важных вопросов и деятельности.

Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными, Приказы оформляются на специальном бланке. Обязательными реквизитами являются: наименование вышестоящей организации (если оно имеется), название вида документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Распоряжение -

⇨ правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации;

⇨ правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанными с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов вышестоящих организаций.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установление факта или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части – распорядительный документ, в основной части излагаются установленные факты, выводы, заключения.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий, содержание справки – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, дата, место рождения, стаж работы, сведения об образовании и т. д. ), справки могут быть служебного характера, они выдаются без копий. Справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.

Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают виды записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Аналитическая записка – документ, включающий подробный анализ ситуации, излагаемые факты комментируются, указываются с ранее поступившей информацией.

Обзорные записки – документ, содержащий краткую информацию о проблемах, дается сжатый анализ. Сопровождается справками.

Информационно-статистическая записка – документ, состоящий из цифр в форме таблиц, графиков и т. п. Она содержит подробный анализ приводимых в них данных.

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Заявление пишется от имени одного лица, могут быть и коллективные заявления. Различают несколько видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление – жалоба, заявление-объяснение, заявление-констатация.

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Содержит сведения:

← наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью;

← размер и состав уставного капитала;

← размер и порядок изменения доли каждого в уставном капитале;

← размер, состав, срок и порядок внесения вкладов;

← ответственность участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Трудовое соглашение (трудовой договор) – письменное соглашение сторон, юридически оформленное об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий.

Контракт (договор) – соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности.

Содержит сведения:

← наименование документа;

← наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

← наименование сторон;

← условия и сроки поставки, перевода, хранения, маркировки, режима, реализации;

← срок действия договора;

← начало и окончание работ по договору;

← стоимость работы и порядок расчетов;

← порядок сдачи и приемов работ;

← ответственность сторон;

← гарантии;

← переход права собственности;

← порядок разрешения споров;

← юридические адреса сторон.

Оформляются договора на трафаретных бланках.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

8. Структура и содержание официальных писем.

Деловая корреспонденция – переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия.

Коммерческая корреспонденция – письма, составленные при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении сделок сбыта продукции и вопросов снабжения (письма-запросы, письма претензии и ответы на них).

Письмо – запрос – документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре или направить предложение на поставку товара. Состоит из двух частей: в введении излагается существо вопроса, в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

Письмо – ответ – документ, составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Имеет форму трафарета или обычного письма.

Письмо – предложение (ОФЕРТА) – заявление от продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть в ответ на запрос покупателя, импортера, либо по инициативе продавца, экспортера. Обычно указываются наименование товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, род упаковки и другое. (Образец см. в приложении).

Письмо-претензия (рекламация) - коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта.

Письма-ответы на рекламации – письмо с сообщением, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично или претензия отклоняется с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают (образец см. в приложении).

Типовой текст

Текст-трафарет

Унификация языка деловых бумаг.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Суть унификации служебных документов, сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структур, языковых конструкций, операций по обработке, учету и хранению. Устанавливаются правила и требования к разработке и оформлению документов, которые принимаются для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве (образец в приложении).

Фактор цели - совершение речевого действия, которое обуславливает тип и стиль создаваемого документа, определяет выбор языковых моделей (см. в приложении).

Типовой текст – текст-стереотип, используемый в качестве примера или создания нового документа.

Типизация документов – способ создания документов по образцу-стереотипу. Используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текста – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и т. п. Трафаретные тексты: письма-приглашения, договора, контракты, соглашения и т. д.

Языковые формулы – устойчивые (табличные) языковые обороты, позволяют с точностью отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично изложить мотивы, причины, цели официального послания: просьбу, предупреждение, распоряжения, отказ, заверение и т. д. (образец см. в приложении).

Требования к языку и стилю документов.

Однозначность – использование слов и терминов с однозначным лексическим значением.

Нейтральность – не примыкающий ни к одной строке.

Точность и ясность – соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм речи.

Термин – название определенного понятия в деловой документации, он должен быть понятен и автору и адресату. Если значение термина непонятно, следует дать официальное определение термина, уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики или заменить общеупотребительным словом.

Заимствование слова – заимствование из других языков. Типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих привычных слов. Например, апеллировать вместо обращаться; эксклюзивный вместо исключительный; паблисити вместо реклама и т. д.

Архаизм, историзм – слова, вышедшие из активного употребления, употребляться в деловой речи не должны. Например, не сего года, а этого года; не настоящим актом составлен, а акт составлен; не вышеименованный, а указанный выше.

Употребление предлогов по, в, с, из-за, благодаря (см. в приложении)

Новые тенденции в практики русского делового письма.

Контракт – новое слово в ряду слов, иноязычный термин. Контракт (письменный договор, соглашение) получил широкое распространение, является многозначным в деловом письме, вступает в синонимические отношения с русскоязычными терминами. Оно распространяется на торгово-экономические отношения между фирмами (в последнее время появляются брачные контракты).

Реклама в деловой речи – документ информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг, резюме.

Информационно-рекламные письма – модель, построенная на риторическом вопросе, наталкивает на принятие решения. Убедительность и информативность, содержит конкретное предложение.

Письмо-рекомендация.

Резюме –

⇨ Краткое изложение сути написанного или прочитанного;

Краткий вывод, заключительный итог чего-либо;

⇨ Краткое изложение (письменное) биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность. Это значение прочно закрепилось в современных деловых бумагах (конкурс-резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английском языках).

Комментарии


Войти или Зарегистрироваться (чтобы оставлять отзывы)