Словарь современных деловых бумаг
Интернациональные свойства – призваны решать, а именно служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.
Достоверность – объективность
Актуальность – необходимость, новизна, своевременность
Убедительность – аргументированность
Полнота – достаточность информации
2. Общие функции
Информационная - любой документ создается для сохранения информации;
Социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
Коммуникативная – документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
Культурная – документ средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.
3. Социальные функции документа
Управленческая – документ является инструментом управления; этой функцией поделены так называемые управленческие документы, специально создаваемые для целей управления;
Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время.
Функция исторического источника - документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества;
Реквизит – обязательный элемент оформления документа;
Формуляр - совокупность реквизитов и схема их расположения на документе.
4. Особенности делового общения
Официальность и регламентированность – подчинение установленным правилам и ограничениям, соблюдение норм делового этикета.
Этика отношений – соблюдение этикетных формул обращения и прошения, соблюдение общей тональности в рамках корректности и учтивости. Не допускается ирония, сарказм, оскорбления. Нарушение этических норм деловой переписки является форма ответа – письмо-запрос возвращается адресату с размещением на нем ответной информации (см. приложение).
Адресант – автор письма
Адресат – получатель письма
Языковые формулы – устойчивые языковые обороты, используемые в неизменном виде (шаблоны, стандарт).
Аспект письма - ситуативно-оценочная модель при официальной переписке.
Композиция письма – последовательное размещение ситуативно-оценочных моделей.
Стандартизация и унификация - характеристика всех типов деловых бумаг, строгая композиционная соотносимость и закрепленность частей делового письма
Лаконизм – письмо не должно превышать объема одной-двух страниц.
Коммуникативная точность - точность реализации замысла пишущего, она достигается соотношением списка слов, грамматической конструкцией для отдельных видов документов
Оформление реквизитов документов
Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
Государственный герб – право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти.
Эмблема организации – условие (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, которое отражает главное направление деятельности. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.
Адрес - составные части почтового адреса указывают в порядке, последовательности, установленный «Правилами услуг почтовой связи»
Заголовок – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким (словосочетание, формулирующий тему)
Текст - основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Состоит из двух частей: констатирующей (причины, цели, изложение сути вопроса), постановляющий (решение, постановление, рекомендации).
Подпись – в состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Несколько подписей расположенных одна под другой.
Постскриптум – «приписка после подписи», сообщение обязательно сопровождается пометкой П. С. или P. S. (написано от руки) заверяется повторной подписью.
Тип документа.
Документирование - регламентированный процесс записи информации, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства. Итог документирования – создание документа.
Документ
⇨ деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу;
⇨ средство регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организации или отдельных должностных лиц.
Документация
⇨ документировать, т. е. обосновывать документами;
⇨ документ (см. выше).
Служебная документация
⇨ внутренняя деловая переписка между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения; при этом адресант и адресат документа состоят в отношениях служебного соподчинения.
Официальные письма
⇨ внешняя деловая переписка между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении друг другу.
Распорядительные документы
⇨ реализация управления объектов по вертикали, разрешение вопросов, проблем в сфере управления;
⇨ придание юридической силы тому или иному руководителю.
Постановление - документ, входящий в систему распорядительной документации. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующей на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, и установления норм и правил.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, форм в целях разрешения наиболее важных вопросов и деятельности.
Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными, Приказы оформляются на специальном бланке. Обязательными реквизитами являются: наименование вышестоящей организации (если оно имеется), название вида документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Распоряжение -
⇨ правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации;
⇨ правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.
Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанными с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов вышестоящих организаций.
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установление факта или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части – распорядительный документ, в основной части излагаются установленные факты, выводы, заключения.
Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий, содержание справки – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, дата, место рождения, стаж работы, сведения об образовании и т. д. ), справки могут быть служебного характера, они выдаются без копий. Справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.
Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают виды записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.
Аналитическая записка – документ, включающий подробный анализ ситуации, излагаемые факты комментируются, указываются с ранее поступившей информацией.
Обзорные записки – документ, содержащий краткую информацию о проблемах, дается сжатый анализ. Сопровождается справками.
Информационно-статистическая записка – документ, состоящий из цифр в форме таблиц, графиков и т. п. Она содержит подробный анализ приводимых в них данных.
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Заявление пишется от имени одного лица, могут быть и коллективные заявления. Различают несколько видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление – жалоба, заявление-объяснение, заявление-констатация.
Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Содержит сведения:
← наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью;
← размер и состав уставного капитала;
← размер и порядок изменения доли каждого в уставном капитале;
← размер, состав, срок и порядок внесения вкладов;
← ответственность участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
Трудовое соглашение (трудовой договор) – письменное соглашение сторон, юридически оформленное об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий.
Контракт (договор) – соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности.
Содержит сведения:
← наименование документа;
← наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;
← наименование сторон;
← условия и сроки поставки, перевода, хранения, маркировки, режима, реализации;
← срок действия договора;
← начало и окончание работ по договору;
← стоимость работы и порядок расчетов;
← порядок сдачи и приемов работ;
← ответственность сторон;
← гарантии;
← переход права собственности;
← порядок разрешения споров;
← юридические адреса сторон.
Оформляются договора на трафаретных бланках.
Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).
8. Структура и содержание официальных писем.
Деловая корреспонденция – переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия.
Коммерческая корреспонденция – письма, составленные при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении сделок сбыта продукции и вопросов снабжения (письма-запросы, письма претензии и ответы на них).
Письмо – запрос – документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре или направить предложение на поставку товара. Состоит из двух частей: в введении излагается существо вопроса, в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата.
Письмо – ответ – документ, составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Имеет форму трафарета или обычного письма.
Письмо – предложение (ОФЕРТА) – заявление от продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть в ответ на запрос покупателя, импортера, либо по инициативе продавца, экспортера. Обычно указываются наименование товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, род упаковки и другое. (Образец см. в приложении).
Письмо-претензия (рекламация) - коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование возмещения убытков.
Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта.
Письма-ответы на рекламации – письмо с сообщением, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично или претензия отклоняется с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают (образец см. в приложении).
Типовой текст
Текст-трафарет
Унификация языка деловых бумаг.
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Суть унификации служебных документов, сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структур, языковых конструкций, операций по обработке, учету и хранению. Устанавливаются правила и требования к разработке и оформлению документов, которые принимаются для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве (образец в приложении).
Фактор цели - совершение речевого действия, которое обуславливает тип и стиль создаваемого документа, определяет выбор языковых моделей (см. в приложении).
Типовой текст – текст-стереотип, используемый в качестве примера или создания нового документа.
Типизация документов – способ создания документов по образцу-стереотипу. Используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текста – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и т. п. Трафаретные тексты: письма-приглашения, договора, контракты, соглашения и т. д.
Языковые формулы – устойчивые (табличные) языковые обороты, позволяют с точностью отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично изложить мотивы, причины, цели официального послания: просьбу, предупреждение, распоряжения, отказ, заверение и т. д. (образец см. в приложении).
Требования к языку и стилю документов.
Однозначность – использование слов и терминов с однозначным лексическим значением.
Нейтральность – не примыкающий ни к одной строке.
Точность и ясность – соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм речи.
Термин – название определенного понятия в деловой документации, он должен быть понятен и автору и адресату. Если значение термина непонятно, следует дать официальное определение термина, уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики или заменить общеупотребительным словом.
Заимствование слова – заимствование из других языков. Типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих привычных слов. Например, апеллировать вместо обращаться; эксклюзивный вместо исключительный; паблисити вместо реклама и т. д.
Архаизм, историзм – слова, вышедшие из активного употребления, употребляться в деловой речи не должны. Например, не сего года, а этого года; не настоящим актом составлен, а акт составлен; не вышеименованный, а указанный выше.
Употребление предлогов по, в, с, из-за, благодаря (см. в приложении)
Новые тенденции в практики русского делового письма.
Контракт – новое слово в ряду слов, иноязычный термин. Контракт (письменный договор, соглашение) получил широкое распространение, является многозначным в деловом письме, вступает в синонимические отношения с русскоязычными терминами. Оно распространяется на торгово-экономические отношения между фирмами (в последнее время появляются брачные контракты).
Реклама в деловой речи – документ информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг, резюме.
Информационно-рекламные письма – модель, построенная на риторическом вопросе, наталкивает на принятие решения. Убедительность и информативность, содержит конкретное предложение.
Письмо-рекомендация.
Резюме –
⇨ Краткое изложение сути написанного или прочитанного;
Краткий вывод, заключительный итог чего-либо;
⇨ Краткое изложение (письменное) биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность. Это значение прочно закрепилось в современных деловых бумагах (конкурс-резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английском языках).
Комментарии